Polityka prywatności i cookies

Niniejsza Polityka Prywatności dotyczy serwisu internetowego działającego pod adresem: www.arcodepro.com.

Administrator odpowiada za to, aby Twoje dane były przetwarzane zgodnie z przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem (UE) 2016/679 („RODO").

Cele przetwarzania danych

Serwis przetwarza dane osobowe w następujących celach:

• obsługa zapytań przesyłanych przez formularz kontaktowy,
• obsługa rozmów prowadzonych przez chatbota AI (Voiceflow),
• realizacja umów o świadczenie usług (tworzenie stron internetowych, sklepów WooCommerce, chatbotów AI, wtyczek WordPress, optymalizacja SEO, hosting i wsparcie),
• prowadzenie dokumentacji biznesowej, rozliczenia i archiwizacja,
• prezentacja oferty usług i portfolio projektów,
• analiza statystyczna ruchu na stronie (Google Analytics 4, Google Search Console) oraz zarządzanie tagami (Google Tag Manager),
• opcjonalnie: marketing własnych usług (wyłącznie w granicach udzielonych zgód).

Metody pozyskiwania informacji

Serwis może pozyskiwać informacje o użytkownikach i ich zachowaniu w następujący sposób:

• dane dobrowolnie wprowadzone w formularzach kontaktowych,
• dane podane w rozmowie z chatbotem AI (za zgodą użytkownika),
• dane przechowywane w zewnętrznym systemie zarządzania zapytaniami (Airtable),
• pliki cookie zapisywane w urządzeniach końcowych użytkowników,
• logi serwera oraz narzędzia analityczne.

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w szczególności:

• szyfrowanie transmisji (SSL/TLS) dla całej strony, formularzy i chatbota,
• cykliczne aktualizacje oprogramowania serwisu (WordPress, wtyczki),
• kontrolę dostępu i zabezpieczenia serwerowe,
• minimalizację zakresu danych i okresów przechowywania,
• procedury reagowania na incydenty i regularne przeglądy zabezpieczeń,
• regularne tworzenie kopii zapasowych.

Serwis jest hostowany na serwerach VPS, które zapewniają odpowiednie środki bezpieczeństwa i poufności danych.

Techniczne logi serwerowe

Serwer może prowadzić techniczne logi obejmujące m.in.:

• adresy żądanych zasobów (URL), datę i czas żądania,
• adres IP i identyfikatory urządzenia,
• nagłówki przeglądarki i informacje o systemie operacyjnym,
• informacje o błędach połączenia.

Dane z logów serwera wykorzystywane są wyłącznie do celów administracyjnych i bezpieczeństwa systemu.

W związku z przetwarzaniem danych przysługują Ci prawa: dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia, sprzeciwu wobec przetwarzania oraz cofnięcia zgody (jeżeli jest podstawą przetwarzania).

Aby skorzystać z praw, skontaktuj się: kontakt@arcodepro.com

Przysługuje Ci również prawo złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Zakres danych

Dane identyfikacyjne i kontaktowe (imię, nazwisko, nazwa firmy, e-mail, telefon), dane związane z realizacją usług (zakres projektu, termin, wymagania techniczne), dane rozliczeniowe, materiały dostarczone w ramach współpracy (teksty, grafiki, logotypy, dostępy do systemów).

Cele i podstawy prawne

• realizacja umów o świadczenie usług (strony internetowe, sklepy WooCommerce, chatboty AI, wtyczki WordPress, SEO, hosting) – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy),
• rozliczenia, rachunkowość, podatki – art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny),
• ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes),
• komunikacja projektowa (uzgodnienia, konsultacje techniczne) – art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. f RODO,
• prezentacja projektów w portfolio – wyłącznie za zgodą klienta lub z zachowaniem zasad anonimizacji (art. 6 ust. 1 lit. a lub lit. f RODO).

Okresy przechowywania

Dane kontaktowe i projektowe – przez okres realizacji umowy oraz 3 lata od jej zakończenia. Dane rozliczeniowe – przez okres wymagany przez przepisy podatkowe i rachunkowe (co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego). Materiały projektowe – według ustaleń umownych. Kopie archiwalne – do 2 lat od zakończenia projektu, chyba że wyrażono zgodę na dłuższe przechowywanie w celach portfolio.

Odbiorcy danych

Dostawcy hostingu, podmioty świadczące usługi księgowe lub prawne – na podstawie umów powierzenia lub przepisów prawa. W przypadku publikacji projektów w portfolio – za zgodą klienta lub z zachowaniem anonimizacji.

W formularzu kontaktowym możesz podać dane takie jak: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwę firmy oraz treść zapytania lub opis potrzeb.

Cel i podstawa

Obsługa zapytań i komunikacja w sprawie usług – prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) lub wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Okres

Do zakończenia korespondencji i maksymalnie 6 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że dojdzie do zawarcia umowy – wtedy dane będą przechowywane zgodnie z sekcją 5.

Odbiorcy

Dostawcy hostingu, systemów e-mail – wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celu.

Na stronie działa chatbot AI oparty na platformie Voiceflow, który pomaga odpowiadać na pytania i zbierać informacje kontaktowe od zainteresowanych osób.

Zakres danych

Chatbot może zbierać dane podane dobrowolnie przez użytkownika w trakcie rozmowy, takie jak: imię, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy, opis potrzeb lub pytania dotyczące usług.

Zasada zgody

Chatbot zbiera dane osobowe wyłącznie po wyrażeniu zgody przez użytkownika w trakcie rozmowy. Przed podaniem danych kontaktowych użytkownik jest informowany o celu ich przetwarzania i proszony o zgodę.

Cel i podstawa

• udzielanie odpowiedzi na pytania – prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
• zbieranie danych kontaktowych w celu nawiązania współpracy – zgoda użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
• podjęcie działań przed zawarciem umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Okres

Dane z rozmów z chatbotem przechowywane są maksymalnie 6 miesięcy od ostatniej interakcji, chyba że dojdzie do nawiązania współpracy – wtedy dane będą przechowywane zgodnie z sekcją 5.

Odbiorcy

Dane przetwarzane są przez platformę Voiceflow Inc. (USA) na podstawie standardowych klauzul umownych zgodnych z wymogami RODO. Zebrane dane kontaktowe i projektowe są przechowywane w systemie Airtable (Formagrid Inc., USA) na podstawie Data Processing Addendum zgodnego z wymogami RODO. Administrator ma dostęp do zebranych danych i wykorzystuje je wyłącznie w celach określonych powyżej.

Informacje o zachowaniu użytkowników mogą być zapisywane w logach serwera i wykorzystywane wyłącznie do celów administracyjnych, bezpieczeństwa oraz zapewnienia prawidłowego działania serwisu.

Serwis korzysta z następujących narzędzi Google:

Google Analytics 4 (GA4)

GA4 wykorzystuje pliki cookie i podobne technologie do mierzenia ruchu i statystyk. Ładujemy wyłącznie te tagi, na które wyrazisz zgodę w banerze cookies.

Google Tag Manager (GTM)

GTM to narzędzie do zarządzania tagami marketingowymi i analitycznymi. Pozwala na centralne zarządzanie kodami śledzącymi na stronie.

Google Search Console (GSC)

GSC to narzędzie do monitorowania wydajności witryny w wynikach wyszukiwania Google. Nie przetwarza danych osobowych użytkowników końcowych, a jedynie dane techniczne o funkcjonowaniu witryny.

Administrator korzysta z funkcji ograniczających identyfikację (m.in. anonimizacja IP) i nie łączy danych analitycznych z danymi klientów. Google może jednak traktować zebrane identyfikatory (np. identyfikatory urządzeń, cookies) jako dane osobowe zgodnie z własną polityką.

Dane mogą być przekazywane poza EOG (w tym do USA). Transfer odbywa się na podstawie mechanizmów zgodnych z prawem UE (np. decyzja KE w ramach EU–US Data Privacy Framework lub standardowe klauzule umowne).

Serwis wykorzystuje pliki cookies (ciasteczka) — małe pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika.

Kategorie plików cookies

• Niezbędne – potrzebne do prawidłowego działania strony, np. zapamiętanie zgody na cookies (ładowane zawsze),
• Analityczne (np. GA4) – pomagają analizować ruch i ulepszać stronę (ładowane po wyrażeniu zgody),
• Funkcjonalne – zapamiętują preferencje użytkownika, np. ustawienia chatbota (ładowane po wyrażeniu zgody).

Zarządzanie zgodami

Przy pierwszej wizycie na stronie wyświetlany jest baner cookies, w którym możesz wyrazić lub odmówić zgody na poszczególne kategorie plików cookies.

W każdym momencie możesz zmienić lub wycofać zgodę poprzez ustawienia cookies dostępne na stronie lub w ustawieniach przeglądarki. Ograniczenie cookies może wpłynąć na działanie niektórych funkcji serwisu.

Zarządzanie cookies w przeglądarce

Aby zarządzać plikami cookies, skorzystaj z ustawień swojej przeglądarki (Chrome, Firefox, Safari, Edge, Opera) lub – na urządzeniach mobilnych – z ustawień systemu Android lub iOS.

W związku z korzystaniem z narzędzi Google, platformy Voiceflow oraz systemu Airtable dane mogą być przekazywane do państw trzecich (m.in. USA). Zapewniamy stosowanie odpowiednich mechanizmów prawnych (np. EU–US Data Privacy Framework lub standardowe klauzule umowne). Szczegóły znajdują się w politykach prywatności dostawców tych usług.

Administrator może aktualizować niniejszą Politykę w przypadku zmian w przepisach lub funkcjonowaniu serwisu. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem: www.arcodepro.com/polityka-prywatnosci.

W sprawach związanych z ochroną danych skontaktuj się: kontakt@arcodepro.com