O projekcie
HTH Clinic to klinika fizjoterapii na warszawskim Ursynowie, prowadząca holistyczną rehabilitację dorosłych, dzieci i kobiet w ciąży. Zespół oferuje kilkanaście rodzajów zabiegów – od rehabilitacji kręgosłupa i kolan, przez terapię wisceralną i chiropraktykę, po fizjoterapię stomatologiczną. Recepcja każdego dnia odbiera dziesiątki powtarzalnych pytań o cennik, dostępność i zakres usług. Klient potrzebował wirtualnego asystenta, który odpowie pacjentom natychmiast – również poza godzinami pracy kliniki.
Wyzwanie
Klinika potrzebowała rozwiązania spełniającego kilka wymagań jednocześnie:
- Odciążenia recepcji od najczęstszych, powtarzalnych pytań pacjentów
- Dostępności 24/7 – również w weekendy i poza godzinami otwarcia (8:00-20:00)
- Obsługi szerokiej oferty zabiegów (kilkanaście kategorii usług) bez gubienia użytkownika
- Płynnego przekierowania do systemu rezerwacji Booksy, gdy pacjent chce umówić wizytę
- Eskalacji do żywej recepcji w sprawach wymagających rozmowy z człowiekiem
- Zachowania ciepłego, holistycznego tonu zgodnego z filozofią marki HTH Clinic
- Możliwości samodzielnej aktualizacji bazy wiedzy bez wiedzy programistycznej
Rozwiązanie
Zaprojektowałem i wdrożyłem chatbota Hektora w oparciu o platformę Voiceflow, w pełni dopasowanego do specyfiki kliniki:
- Architektura flow konwersacji z czterema głównymi ścieżkami: cennik i oferta, umawianie wizyty, kontakt z recepcją, pytania otwarte
- Rozbudowana baza wiedzy (knowledge base) zawierająca pełną ofertę kliniki, cennik, lokalizację i godziny przyjęć
- Integracja z n8n do logowania rozmów, monitoringu jakości odpowiedzi i automatycznych powiadomień
- Bezpośrednie przekierowania do systemu Booksy w ścieżce rezerwacji wizyty
- Mechanizm eskalacji do recepcji – z numerem telefonu i godzinami pracy
- Custom branding – kolorystyka, logo i ton komunikacji dopasowane do identyfikacji HTH Clinic
- Powitanie z osobowością Hektora, budujące relację z pacjentem od pierwszego kliknięcia
- Wsparcie wprowadzania głosowego dla większej dostępności
- Wdrożenie widgetu na stronie WordPress klienta
Rezultaty
HTH Clinic zyskała wirtualnego asystenta dostępnego 24/7, który odpowiada na typowe pytania pacjentów i prowadzi ich prosto do rezerwacji wizyty. Recepcja może skupić się na bardziej złożonych sprawach, a klinika ma narzędzie skalowalne wraz z poszerzaniem oferty – dodanie nowego zabiegu sprowadza się do aktualizacji bazy wiedzy.